Productividad y GTD en Pilulak

Este post ha aparecido previamente en Innpulsos, un blog que realizo en colaboración con compañeros de la División de Estrategias de Innovación de Tecnalia.

Dentro de mi participación en #pilulak este año he impartido las pilulas de Linkedin, Twitter y Productividad 2.0. De las dos primeras ya os he hablado anteriormente en sendos posts, pero la última se celebró ayer mismo, así que me gustaría dar buena cuenta de lo sucedido en ella, también en este blog.

La pilula de productividad que expuse giró sobre todo en torno a 2 grandes puntos, que en mi modesta opinión que son tremendamente importantes hoy en día; el sistema GTD de David Allen (Getting Things Done) y las aplicaciones que funcionan en el paradigma de “la nube”.

Hay más técnicas de productividad, planificación del tiempo y demás técnicas  relacionadas (algunas de las cuales estuvimos viendo en la charla), pero la verdad es que no se puede abarcar todo, y mi “humilde visión” de la productividad tiene que ver principalmente con estas dos tendencias. Así que la pilula se articuló sobre todo en estos puntos, aunque de primeras estuvimos reflexionando en torno a que entendemos por productividad, cuales son los enemigos más comunes a los que nos enfrentamos a diario y cuales son esas “fugas” que nos afectan en nuestro rendimiento diario.

Asistentes a pilulak

Intenté que la pilula fuera todo lo participativa, reflexiva e interactiva posible y por ello preparé un pequeño ejercicio para que reflexionaramos sobre el uso que hacemos del e-mail, entre otros. Así preparé un pequeño juego para sondear en la sala cuantas personas hacen un uso eficiente del e-mail. Las preguntas eran eliminatorias (los que respondían que “no” a una de ellas, no podían seguir jugando en la siguiente) y estaban enfocadas para reflexionar sobre el uso del e-mail. También tengo que decir que tuve que hacer aclaraciones a alguna de las preguntas, ya que eran un poco “ambiguas” (me lo apunto, para mejorar la próxima vez). Las preguntas fueron:

1. ¿Borras correos de tú bandeja de entrada? (Sí, parece extraño, pero hay personas que nunca borran correos)
2. ¿Clasificas en carpetas tús correos?
3. ¿Creas subcarpetas en esas carpetas?
4. ¿Creas carpetas exclusivas para proyectos?
5. Cuando tienes que comunicar a una persona varias acciones, ¿le envías un correo con todas las acciones o le envías varios correos con las acciones por separado? (Aquí se creó un corte pronunciado entre los participantes)
6. ¿Envías más de 10 e-mails al día a personas que están en tu mismo edificio? (Aquí tuve que aclarar que a veces, este tipo de e-mails se pueden salvar levantándote de la silla 5 minutos o haciendo una llamada en caso de que estés más lejos)
7. ¿Envías e-mails sin archivos adjuntos, esperando contestación en el mismo día? (Esta también tuve que aclararla, pero la idea que hay detrás, es que el e-mail es un medio de comunicación asíncrono y como tal, no debe tener una respuesta inmediata si no tiene archivos asociados o se deba dejar constancia de la comunicación por escrito)

Pilulak GTD

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Estas y otras reflexiones en grupo que hicimos contribuyeron a que hubiera disparidad de opiniones y criterios, y es que cada persona tiene su forma de trabajar y no siempre tiene que ser una mejor que otra, pero tampoco todas las formas de trabajar tienen que ser eficientes y productivas.

Hablamos también de neurociencia, para entender como funciona nuestro cerebro y para comprender porqué hay formas de trabajo más alineadas con nuestro cerebro, como el sistema GTD, el cuál explicamos en profunidad en todas sus cinco fases y con su flujo de trabajo. Posteriormente nos fijamos en otras “técnicas de guerrilla”  y por último dimos un repaso extensivo por el panorama de aplicaciones de productividad existentes que nos pueden ayudar en nuestro día a día y que es cuando menos apabullante.
Sólo me gustaría invitar por último a todos los participantes, a que si tienen alguna sugerencia, que la comenten en el blog, ya que aunque hubo muchas intervenciones de muchas personas, siempre es bueno conocer las aportaciones a posteriori.